Als universitäres Klinikum der Maximalversorgung mit einer Kapazität von rund
1.300 Betten betreuen wir mit über 8.000 Beschäftigten in 30 Kliniken, 27
Instituten und Fachzentren jährlich 225.000 Patienten. Unser Haus bietet
medizinische Versorgung, modernste Diagnostik und umfassende Therapie mit
höchstem internationalem Standard. Hinzu kommt ein umfangreiches
Leistungsspektrum in Forschung und Lehre auf international konkurrenzfähigem
Niveau.
Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie bietet das Universitätsklinikum
für die Kinder der Beschäftigten eine Betriebskindertagesstätte an. Unser
MitarbeiterServiceBüro unterstützt Sie bei der Suche nach weiteren
Betreuungsplätzen für Kinder, berät zur Pflege von Angehörigen und ermittelt auf
Wunsch interne und externe Dienstleistungen. In den Ferien bieten wir für die
schulpflichtigen Kinder ein abwechslungsreiches Programm. Weiter bietet das
Universitätsklinikum Essen seinen Beschäftigten gute
Weiterbildungsmöglichkeiten, preiswerte Parkmöglichkeiten in den Parkhäusern,
vergünstigte Mahlzeiten in der Kantine und ein jährlich stattfindendes
Betriebsfest.
Sachbearbeiter/in des Lehr- und Forschungssekretariats (m/w/d)
(EG 9a TV-L)
Einsatzbereich: Institut für Allgemeinmedizin
Stellen ID: 10340
Eintritt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Umfang: Vollzeit; 38,5 Stunden
Vertragsart: Unbefristet
Ihre Aufgaben
Organisation und Bearbeitung von Institutsbelangen,
Chefarztsekretariat
- Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln und Mittelverwaltung
- Unterschriftsreife Bearbeitung von Aktenvorgängen im Personalwesen
- Bearbeitung und Filterung eingehender Schreiben und Emails
- Bearbeitung von Anträgen z.B. auf Förderung von Weiterbildungsmaßnahmen der
DKG incl. Strukturierung des individuellen Antraggeschehens, Entgegennahme des
Antrages, Beratung der Antragstellerinnen und Antragsteller, Überprüfen des
Antrages, Heraussuchen einschlägiger Empfehlungen, deren Studium und Anwendung
auf den Antrag sowie die Kontrolle des Zwischenberichts und Bescheids
- Bearbeiten der gesamten Verwaltungskorrespondenz (Anträge)
- Koordinierung von Ausschreibungen und Einstellungsvorgängen des
wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Institutspersonals
Organisation und Führung des Lehrsekretariats
- Unterschriftsreife Bearbeitung von Aktenvorgängen im Dekanatswesen in Bezug
auf die studentische Lehre
- Entwicklung von Strategien zur Vereinfachung institutsinterner und
‑übergreifender Prozesse unter Berücksichtigung der Vorgaben der Fakultät
- Sichere, selbständige Nutzung der elektronischen Plattform Open Campus und
Moodle
- Bearbeitung von studentischen individuellen Anträgen, Heraussuchen und
Vorlage einschlägiger Empfehlungen der Studienordnung, deren Studium und
Anwendung auf den Vorgang
- Koordinierung von Ausschreibungen und Einstellungsvorgängen im Rahmen von
Lehraufträgen
- Pflege (Korrespondenz) der vertraglich gebundenen Akademischen Lehrpraxen
Organisation und Führung des Forschungssekretariats
- Unterstützung von Forschungsgruppen bei der Erarbeitung von Förderanträgen
- Korrespondenz mit Drittmittelgebern und -verwaltung, sekretariats-seitige
Verwaltung von Drittmittelprojekten
- Organisation von Veranstaltungen mit internen und externen
Forschungspartner/innen
- Sichere Kommunikation mit Projektpartner/innen
- Selbstständiger Umgang mit Forschungsportalen und -datenbanken
(Institutspublikationen, Projekte, Forschungspraxen, Ethikpool, Veranstaltungen
etc.)
- Pflege der Webpräsenz
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung oder
abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft (Bachelor) oder vergleichbare
Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung und fundierte Erfahrungen mit den oben genannten
Aufgaben
- Einwandfreie Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Sehr gute EDV-Kenntnisse: MS Office, Videokonferenzen
- Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten
- Hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz, Freude am intensiven Austausch mit
zahlreichen verschiedenen Personen
- Hohes, eigenverantwortliches Organisationstalent
- Flexibilität, kooperative und teamorientierte Arbeitsweise
Freuen Sie sich auf
- Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
- Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und
betrieblicher Zusatzversorgung
- 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen
Fachbereichen
- Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten
Qualitätsstandards
- Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B.
Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung
und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der
Bildungsakademie des UK Essen
- Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement,
Impfungen, Förderung von Sportangeboten
- Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen,
Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze
Rahmenbedingungen
- Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in
denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und
im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
- Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2
Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
- Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte
geeignet.
- Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen
Voraussetzungen.
- Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als
unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe
erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird
zugesichert.
- Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf-
und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.
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www.uk-essen.de.