Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist die größte öffentliche Bibliothek in Deutschland und mit rd. 1,5 Millionen Besucher*innen jährlich, die am besten besuchte Kultur- und Bildungseinrichtung Berlins. An zwei Standorten – Amerika-Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek – stehen für unsere Nutzer*innen über 3,4 Millionen Medien zur Verfügung. Mit ihren ca. 340 Beschäftigten bietet die ZLB in allen Segmenten ihrer Arbeit ein innovatives und partizipatives Medien-, Beratungs- und Veranstaltungsangebot. Die Bibliothek entwickelt sich dabei zunehmend zu einer Plattform für die Communities der Stadtgesellschaft. Hier teilen die Bürger*innen ihr Wissen, hier wird die Teilhabe am digitalen Leben genauso wie an informierten städtischen Diskursen ermöglicht.
Werden Sie Teil unseres Teams! Verstärken Sie uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
Office-Manager*in
Geschäftsstelle der Abteilungsleitung Publikumsdienste (m/w/d)
- Organisationseinheit: Betriebsdirektion |
Abteilung Publikumsdienste
- Kennziffer: 18/24
- Entgeltgruppe: E8 TV-L
- Arbeitszeitumfang: Vollzeit (zz. 39,4
Stunden/Woche)
- Befristung: befristet im Rahmen der Vertretung,
voraussichtlich bis Ende 2025
Ihr Aufgabengebiet:
In der Geschäftsstelle der Abteilungsleiterin verantworten
Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in
administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben
umfassen im Wesentlichen:
- eigenverantwortliche Büroorganisation:
- Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
- Vor- und Nachbereiten von Sitzungen
- eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
- Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische
Kommunikation, Recherchen
- elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
- Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen u.
Ä.
- Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung)
- Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
- Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen
Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen,
Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)
- Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden
Equipment
- Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw.
Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner
Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit
Schnittstellenfunktion
- Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a.
Belegverwaltung, Budgetüberwachung
- Unterstützung bei Projekten
Ihre Qualifikationen:
Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer dem Aufgabengebiet entsprechenden Tätigkeit.
Zu Ihren Fachkompetenzen zählen:
- umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der
Büroorganisation
- sehr guter Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes.
Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- sichere Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie
grundlegender Schreib- und Gestaltungsnormen für die
Textverarbeitung
- gute Englischkenntnisse
- Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, von
Vergaberichtlinien und des Bundesreisekostengesetzes von
Vorteil
Folgende außerfachliche Kompetenzen
zeichnen Sie aus:
- freundliches und verbindliches Auftreten
- Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale
Kompetenz
- Planungs- und Organisationstalent
- eigenständige, zuverlässige und strukturierte
Arbeitsweise
- hohes persönliches Engagement sowie Loyalität und
Diskretion
- sehr gutes mündliches und schriftliches
Ausdrucksvermögen
Sind Sie so jemand? Dann brauchen wir Sie!
Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum
26.05.2024. Bitte bewerben Sie sich online über das
Berliner Karriereportal.
Hinweise:
Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen.
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen -
unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion,
Weltanschauung, Behinderung, geschlechtlicher oder sexueller Identität.
Anerkannt schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte
werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Personen mit
Migrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich
zu bewerben.
Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek
Berlin erhalten Sie unter
www.zlb.de.
Ansprechpartnerin:
Eva-Katrin Stolz
Telefon: +49-30-90226-513
E-Mail: stellenausschreibung@zlb.de